Liberación de pedidos de compras

Siempre que una compra deba ser aprobada previamente por algún responsable de la empresa bajo ciertas condiciones podemos utilizar este procedimiento de SAP.

Por ejemplo, si un pedido de compras de material supera los 500 euros podemos hacer que este pedido nazca bloqueado y que solamente el Director de Compras sea quien apruebe o rechace este pedido. Si el pedido de compras no superase los 500 euros el pedido nacería liberado automáticamente y no necesitaría de ningún responsable para su autorización.

Sigamos este ejemplo y veamos los pasos que habría que seguir:

Parametrización

En primer lugar hay que definir las características o condiciones bajo las cuales nuestro pedido aparecerá como bloqueado. En nuestro caso definiremos una característica 'LPE_VALOR' que representará el importe de nuestro pedido. Veremos que en el caso de pedidos de compra, todas las características que podemos tener en cuenta se encuentran agrupadas bajo la estructura CEKKO y las referencias en la pestaña 'Datos adic.' de la característica (Tabla/Nombre campo). 

IMG: Gestión de materiales / Compras / Pedido / Procedimiento para la liberación de pedidos / Tratar característica.

Esta característica se ha de asociar a una clase. Si tuviésemos más de una característica también las añadiríamos a esta clase. Por ejemplo, si quisiéramos que además del importe se tuviese en cuenta también el grupo de artículos a la hora de condicionar su bloqueo. Es muy importante que la clase se defina con categoría '32'. Ésta es la categoría para los procedimientos de liberación. 

IMG: Gestión de materiales / Compras / Pedido / Procedimiento para la liberación de pedidos / Tratar clase.

El siguiente paso es crear el grupo de liberación. Al grupo de liberación le asignaremos la clase que hemos creado.

IMG: Gestión de materiales / Compras / Pedido / Procedimiento para la liberación de pedidos / Especificar procedimiento para liberación de pedidos/ Grupos de liberación.

Ahora pasamos a crear los códigos de liberación. Bajo un código de liberación podemos definir a una persona responsable de autorizar o denegar nuestros pedidos de compra. Por ejemplo, en nuestro caso definiría al Director de Compras.

IMG: Gestión de materiales / Compras / Pedido / Procedimiento para la liberación de pedidos / Especificar procedimiento para liberación de pedidos/ Códigos de liberación. 

Indicadores de liberación. Bajo cada código de liberación o persona responsable decidiremos cuáles serán los diferentes estados de nuestro pedido. Por ejemplo, podemos decir que nuestro pedido nacerá bloqueado con un indicador 'A' (Bloqueado) y que si se libera pasará a un estado 'C' (Liberado). Además, si una vez liberado el pedido éste volviese a modificarse podemos determinar porcentajes de tolerancia de modificación. En nuestro caso definiremos que si el pedido se modifica en un 0,1% del total de su valor volverá a pasar del estado 'C' al estado 'A'.

IMG: Gestión de materiales / Compras / Pedido / Procedimiento para la liberación de pedidos / Especificar procedimiento para liberación de pedidos/ Indicador de liberación. 

Estrategia de liberación: condiciones de liberación. La lógica de la liberación de pedido de compras se realiza bajo el punto de customizing llamado Estrategia de liberación. Aquí agruparemos todos los puntos definidos anteriormente. El primer paso es crear una serie decondiciones de liberación. Nuestro caso es muy simple y se construye solo, pero podría ser mucho más complicado. Por ejemplo, podrían existir cascadas de autorizaciones en el que en cada grupo de liberación hubiese más de un responsable (código de liberación) y que cada responsable tuviese que autorizar uno tras otro el pedido.

IMG: Gestión de materiales / Compras / Pedido / Procedimiento para la liberación de pedidos / Especificar procedimiento para liberación de pedidos/ Estrategias de liberación / Condiciones de liberación.

Estrategia de liberación: estados de liberación. En el segundo paso de la estrategia de liberación se definen los pasos de estado. En nuestro caso los pedidos empiezan en el estado 'A' y acaban en el 'C'.

IMG: Gestión de materiales / Compras / Pedido / Procedimiento para la liberación de pedidos / Especificar procedimiento para liberación de pedidos/ Estrategias de liberación / Estados de liberación.

Estrategia de liberación: clasificación. El tercer paso de la estrategia consiste en dar valor a cada una de las características. En nuestro caso aquí definiremos que el importe a partir del cual un pedido se bloquea es de 500 euros.

IMG: Gestión de materiales / Compras / Pedido / Procedimiento para la liberación de pedidos / Especificar procedimiento para liberación de pedidos/ Estrategias de liberación / Clasificación.

Aún nos falta un paso. No queremos que aparte del Director de Compras haya otras personas que puedan liberar pedidos de compra con código 1A. Así que daremos al usuario Director de Compras una autorización '1A' en el objeto M_EINK_FRG, ámbito FRGCO.

Funcionalidad

Creamos un pedido de compras. Vemos que este pedido está bloqueado.

Logística / Gestión de materiales / Compras / Pedido / Crear / ME21N - Crear pedido de compras.

Para liberarlo el Director de Compras tiene dos opciones: entrar al pedido individualmente y liberarlo o visualizar una lista de pedidos bloqueados y liberarlos todos a la vez.

Logística / Gestión de materiales / Compras / Pedido / Liberar / ME29N - Liberación individual.

Logística / Gestión de materiales / Compras / Pedido / Liberar / ME28 - Liberación colectiva.

La liberación de pedidos de compras puede asociarse a sistemas de workflow. En otro post definiremos la forma de hacerlo.